ثبت تغییرات شرکت | نحوه ثبت صورتجلسه تغییرات فوری ۱۴۰۳

به دلایل زیادی ممکن است نیاز به ثبت تغییرات شرکت داشته باشید. می دانید که ثبت تغییرات چیست و چگونه انجام می شود؟ در ادامه به صورت جامع به این نکات اشاره شده است که با خواندن آن با روند ثبت تغییرات در شرکت آشنا خواهید شد.

ثبت تغییرات شرکت چگونه است؟

پس از ثبت شرکت بسته به شرایط مختلف ممکن است شما نیاز به ثبت تغییرات در ساختار شرکت داشته باشید. قانون تجارت این حق را برای صاحبین شرکت در نظر گرفت است که در صورت نیاز به صورت اجباری یا اختیاری برای ثبت تغییرات شرکت خود اقدام کنند.

در برخی موارد بسته به سلیقه صاحب شرکت درخواست تغییرات داده می شود مانند: تغییر حق امضاء، تغییر سهام، تغییر سمت و … ،اما در برخی موارد دیگر باید در صورت تغییرات حتما به صورت رسمی اعلام نمایند مانند: تغییر آدرس، تمدید هیئت مدیره شرکت سهامی خاص و …

مدارک لازم برای ثبت تغییرات شرکت

برای این که بتوانید تغییرات شرکت را ثبت نمایید ابتدا باید کلیه مدارک لازم را آماده کنید. مدارک گفته شده عبارتند از:

• صورتجلسه تغییرات در ۲ نسخه با امضاء کلیه اعضا و مهر شرکت
• مستندات لازم مانند نامه افزایش یا کاهش سرمایه (درصورت نیاز به تغییر سرمایه)

هر گونه تغییر پس از ثبت شرکت باید به اطلاع سازمان ثبت شرکت ها برسد در غیر این صورت بعدا می تواند مشکلاتی برایتان ایجاد شود.

انواع تغییرات شرکتها

همان طور که گفتیم ثبت تغییرات شرکت می تواند دامنه گسترده ای داشته باشد. نکته مهمی که باید به آن توجه کنید این است که اساسنامه شما در چگونگی ایجاد و ثبت تغییرات موثر است و قبل از هر چیز باید بدانید که دقیقا در آن به چه مواردی اشاره شده است.

• تغییرات می تواند در اساسنامه اتفاق بیافتد مثلا ممکن است آدرس شرکت یا نام و موضوع فعالیت تغییر کند. این کار با اختیار مجمع عمومی انجام می شود.
• میزان سهام می تواند تغییر کند و یا در ترکیب و تعداد شرکا تغییراتی ایجاد شود که موارد این چنینی هم در اختیار مجمع عمومی خواهد بود.
• برخی تغییرات مثل تمدید مدت فعالیت مدیران و تغییر در سمت آن ها نیازی به مجمع ندارد و معمولا در اختیار هیات مدیره است.

مدت زمان ثبت تغییرات شرکت

پس از این که صورتجلسه را در سامانه ثبت می کنید باید مدارک را به پست تحویل دهید. در صورتی که همه چیز خوب و به موقع پیش برود معمولا در حدود ۱۰ روز ثبت تغییرات انجام می شود. دقت کنید که بسته به نوع تغییرات و همچین نوع و تعداد صورتجلسات این زمان می تواند متفاوت هم باشد.

برای ثبت تغییرات چقدر باید هزینه کرد؟

بسته به این که تعداد صورتجلسات چند تاست، رقم مربوطه می تواند متفاوت باشد. هر صورتجلسه علاوه بر این که خودش باید جداگانه ثبت شود، نیاز به روزنامه رسمی و کثیرالانتشار هم دارد. موارد مختلفی در هزینه های نهایی موثر است مثلا طول و تعداد کاراکترهای آگهی روزنامه در هزینه ای که برای آن می پردازید نقش دارد.

در کل طبق تعرفه های سال ۱۴۰۲ برای هر صورتجلسه تغییرات به طور میانگین حدود ۱،۳۰۰،۰۰۰ الی ۱،۵۰۰،۰۰۰ تومان باید هزینه کنید که با توجه به نوع تغییرات که واریزی آن بیشتر باشد یا کمتر و یا هزینه روزنامه رسمی آن بیشتر یا کمتر شود متغیر خواهد بود.

انوع صورتجلسه تغییرات

بسته به این که چه تغییری قرار است صورت بگیرد، جلسات مختلفی تشکیل می شود که هر کدام صورتجلسه خودش را دارد. این سه نوع صورتجلسه عبارتند از:

• صورتجلسه هیات مدیره
• صورتجلسه مجمع عمومی عادی
• صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
• نقش هیات مدیره در تغییرات شرکت

برخی تغییرات باید با تایید هیات مدیره انجام شود. همان طور که می دانید اعضای هیات مدیره کسانی هستند که برای شرکت سهام ارائه می دهند. سهامداران رئیسی برای هیات مدیره انتخاب می کنند که برای دو سال فعالیت او مشخص می شود. یک نفر رئیس و یک نفر نایب رئیس برای هیات مدیره انتخاب می شود.

نقش مجمع عمومی عادی در تغییرات شرکت

این مجمع نسبت به دیگر مجامع عمومی اهمیت بیشتری دارد و بر اساس اساسنامه، سالی یک بار تشکیل می گردد. سهامداران باید در این مجمع حضور داشته باشند و به همین دلیل زمان اجرای آن در اساسنامه قید می گردد.

هدف از تشکیل این مجمع این است که تصمیمات گرفته شده توسط مدیران و نیز روش اجرای امور به اطلاع شرکا رسیده و آن را تصویب نمایند. سهامداران در مجمع بحث و گفتگو کرده و نظرات شان را اعلام می کنند.

نقش مجمع عمومی فوق العاده در تغییرات شرکت

برخی از تغییرات باید با نظر این مجمع انجام شود. افرادی که بیش از نصف سهام را دارا بوده و حق رای دارند باید در این مجمع حضور داشته باشند.

در صورتی که اکثریت دو سوم آراء نظرشان یکسان باشد تصمیمات اخذ خواهد شد. (بسته به اساسنامه وآن چه در آن مشخص شده است شرایط می تواند کمی متفاوت هم باشد)

نحوه ثبت صورتجلسه در سامانه irsherkat.ssaa.ir

برای ثبت تغییرات شرکت باید مراحل زیر را طی نمایید.

• برای انجام این کار ابتدا لازم است به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه نمایید.
• فرم مربوطه را تکمیل نموده و ادامه مراحل را طی نمایید.
• اطلاعات مختلفی مثل شناسه ملی شرکت و غیره از شما درخواست می شود که باید آن ها را در نهایت دقت تکمیل نمایید.
• در مرحله بعدی باید مشخص کنید که صورتجلسه ایجاد شده از چه نوعی است؟ قرار است وکیل امور را پیش ببرد؟ تاریخ برگزاری جلسه چه زمانی بوده است؟ و برخی موارد دیگر.
• پس از آن باید مشخص کنید که نوع تصمیم جلسه چه بوده و سپس گزینه افزودن تصمیم جلسه را بزنید.
• ۵ نام را برای تغییر نام وارد نمایید. (در صورت نیاز به تغییر نام)
• اکنون باید اسامی افراد حاضر در جلسه و نوع سمت آن ها را وارد نمایید. برای افراد ایرانی ورود شماره ملی و برای غیر ایرانی ها شماره گذرنامه وارد شود. برای اشخاص حقیقی ورود طلاعات شخصی و برای اشخاص حقوقی هم ورود اطلاعاتی مثل شماره ثبت و غیره لازم است.
• در این مرحله باید مشخص کنید که حاضرین در جلسه چه سمتی دارند.
• ارتباط اشخاص حاضر در جلسه را مشخص کنید.
• در این مرحله باید بسته به نوع صورتجلسه، مدارک لازم را بارگذاری کنید.
• اکنون متن صورتجلسه را آماده نموده و گزینه پذیرش نهایی را کلیک نمایید.
• خب، به مرحله آخر رسیدیم. اکنون باید نسخه اصلی از صورتجلسه و نیز ضمائم مربوط به آن را به ادرس مشخص شده ارسال کنید. برای انجام این کار حداکثر به مدت ۳ روز کاری زمان دارید.

نکاتی که درباره ثبت تغییرات شرکت باید بدانید

توجه به برخی نکات باعث می شود راحت تر بتوانید مراحل لازم برای ثبت تغییرات را پشت سر بگذارید.

• بازرسین و هیات مدیره ممکن است صورتجلسه را امضاء نمایند و یا با نامه ای جداگانه تاییدشان را اعلام نمایند. در هر صورت همه برگه های لازم باید به صورتجلسه ضمیمه شده و به اداره ثبت شرکت ها تحویل داده شود.
• پس از این که جلسه تشکیل شد شما تا یک ماه زمان دارید که صورتجلسه را به اداره ثبت شرکت ها تحویل دهید.
• لازم است صورتجلسه را در چند نسخه تهیه کرده و هیات رئیسه آن را امضاء کنند. در نهایت یک نسخه از این صورتجلسه به اداره ثبت شرکت ها ارسال می شود.
• صورتجلسه باید بر روی سربرگ مشخص ثبت شود و نه یک برگه معمولی.

سوالات متداول

مدت زمان آگهی شدن تغییرات شرکت چند روز است؟

مدت زمان ثبت تغییرات در اداره ثبت بین ۱۰ تا ۱۴ روز متغییر می باشد.

هزینه تغییرات شرکت برای هر صورتجلسه چقدر است؟

هزینه هر صورتجلسه معمولا بین ۱,۲۰۰,۰۰۰ تا ۱,۵۰۰,۰۰۰ می باشد که این برای هر صورتجلسه متفاوت است.

پیگیری صورتجلسه تغییرات چگونه است؟

تنها راه پیگیری صورتجلسه از طریق سامانه اداره ثبت شرکتها بوده و هیچ راه دیگری ندارد.

تغییرات شرکت چه مدارکی لازم دارد؟

برای انجام تغییرات باید اساسنامه شرکت، تعداد و مقدار سهام شرکت و مشخصات هویتی اعضای شرکت برای ثبت و داشتن کد ثنا برای ثبت صورتجلسه مورد نیاز است.