پلمپ دفاتر | سامانه درخواست دفاتر قانونی ۱۴۰۳

پلمپ دفاتر موضوع مهمی است که بسیاری از صاحبان کسب و کارهای بزرگ و بازرگانان در مورد نحوه انجام آن سوالاتی دارند. در واقع، پلمپ دفاتر اقدامی است که در درجه اول برای شفافیت مالیاتی کسب و کارها انجام می‌شود. تاجران، دارندگان کارت های بازرگانی، شرکت ها، سازمان های خصوصی و همه کسب و کار‌هایی که جزو کسب و کارهای خرد نیستند باید چنین اقدامی را انجام دهند.

به زبان ساده، نوعی درخواست دادن اینترنتی برای دفترهایی است که قرار است امور مالی و تجاری خود را در آنها بنویسید. مبلغ مالیات سالانۀ شما بر اساس اطلاعاتی که در این دفاتر شده می نویسید مشخص خواهد شد. اگر کسب و کاری داشته باشید که طبق قانون، ملزم به داشتن دفتر پلمپ باشید ولی در طول سال مالیِ جاری برای دریافت چنین دفتری اقدام نکنید جریمه مالیاتی به شما تعلق می‌گیرد. بنابراین دریافت دفاتر پلمپ، موضوع مهمی است و بهتر است با این نوشته همراه باشید تا در مورد آن بیشتر بدانید.

چرا افراد حقیقی و حقوقی به پلمپ دفاتر نیاز دارند؟

اصلی‌ترین دلیل نیاز برخی از افراد و کسب و کارها پس از ثبت شرکت به پلمپ دفاتر برای این است که شفافیت مالیاتی داشته باشند. قانونگذار، تعیین کرده که برخی از کسب و کارها باید اقدام کنند. سامانه‌ای برای این کار تعریف شده و افراد با ثبت نام در آن و پر کردن اظهارنامه، دفاتر مخصوصی را به صورت پستی دریافت می‌کنند. آنها باید کلیه امور مالی مربوط به سال جاری را در آن دفاتر بنویسند.

از این دفاتر مواظبت کنند و در موعد مقرر آن را به اداره مالیات تحویل دهند. افراد حقیقی یا حقوقیِ واجد شرایط برای دریافت دفاتر پلمپ اگر تا پایان سالی مالی اینگونه دفاتر را دریافت نکنند یا آنها را تکمیل نکنند مشمول جریمه مالیاتی خواهند شد. زیرا نمی‌توانند اظهارنامه مالیاتی آن سال را تکمیل کنند. برخی از افراد نیز هدف دیگری دارند. آنها قصد دارند کارت بازرگانی داشته باشند و می‌دانند که برای داشتن چنین کارتی باید ابتدا دفاتر پلمپ دریافت کنند.

مهلت دریافت دفترهای پلمپ

همانطور که گفتیم شرکت‌ها و تاجران برای تکمیل دفاتر مذکور تا پایان سال مالی فرصت دارند. هر سالِ مالی در اسفند ماه به پایان می رسد. مثلا بعد از اسفند سال ۱۴۰۲، دیگر سال مالی ۱۴۰۲ به پایان رسیده و نمی‌توانید برای امسال اقدام کنید. مگر اینکه بخواهید برای سال بعد چنین کاری را پیشاپیش انجام دهید. اگر تاکنون انجام نداده اید بهتر است هر چه زودتر این کار را انجام داده و آن را به اواخر سال موکول نکنید.

زیرا که احتمال بسته شدن سامانه یا رد شدن درخواست متقاضیان به دلیل تعدد درخواست ها وجود دارد. نکته دیگر اینکه حتی اگر برای امسال، هیچگونه فعالیت تجاری و مالی نیز نداشته باشید همچنان موظف به دریافت دفاتر پلمپ خود هستید.

انواع دفاتر قانونی شرکت

دفاتر قانونی که اجباری باید شرکت و شخص هایی که فعالیت مالی دارند و باید هرساله به اداره مالیات ارائه کنند ۲ نوع هستند که در این قسمت آنها را معرفی می کنیم:

نوع اول از دفاتر پلمپ؛ دفتر روزنامه

دفتر روزنامه نوعی از دفاتر پلمپ است که باید به صورت روزانه، تکمیل و پر شود. یعنی اینکه بازرگانان یا مدیران شرکت ها به محض انجام هرگونه معامله یا مراوده مالی باید آن را در دفتر روزنامه خود یادداشت کنند. بنابراین دفاتر روزنامه، اصطلاحا دم دستی ترین نوع از دفاتر پلمپ هستند که ممکن است هر روز با آنها سروکار داشته باشیم. آنچه که در دفاتر روزنامه یادداشت می شوند طیف وسیعی از مراودات تجاری هستند.

از جمله واردات و صادرات، داد و ستد اوراق تجاری، خرید و فروش و … همه این موارد باید همراه با جزئیات و تاریخ و به شکلی منظم در دفتر روزنامه درج شوند. در درجه اول، بهتر است هر معامله ای که انجام شد همان روز در دفتر روزنامه درج شود. منتها اگر به دلایلی این کار مقدور نبود می‌توانید با یک تاخیر چند روزه اقدام به این کار کنید. منتها این تاخیر نباید از هفت روز بیشتر شود.

دومین نوع؛ دفتر کل

دفتر کل نیز نوع دیگری از دفاتر پلمپ است و شباهت زیادی هم با دفتر روزنامه دارد. منتها درج اطلاعات در دفتر کل به صورت هفته ای انجام خواهد شد. مسئله مهم این است که اطلاعات درج شده در دفتر کل و دفتر روزنامه باید با هم همخوانی داشته باشند. بنابراین شاید بهتر باشد هر هفته، دفتر روزنامه خود را باز کنید و از روی آن دفتر کل را نیز تکمیل کنید.

بسته به اینکه احتمال می دهید چقدر فعالیت تجاری داشته باشید می‌توانید دفاتری با تعداد برگ های بیشتر سفارش دهید. دفاتر ۵۰، ۱۰۰ و ۲۰۰ برگی برای تاجران و شرکت های مختلف در دسترس هستند. در هنگام پر کردن اظهارنامه دفاتر پلمپ می توانید تعداد برگ های دفاتر را نیز مشخص کنید.

چند نکته مهم در مورد پلمپ دفاتر

1. «دفاتر پلمپ» فقط یک اصطلاح است و منظور این نیست که دفاتری که درخواست می دهید واقعا دارای پلمپ باشند. شما در سایت اداره ثبت شرکت ها درخواست چنین دفاتری را می‌دهند و هزینه آنها را پرداخت می کنید. اداره ثبت شرکت ها نیز دفاتری مهر و شماره گذاری شده و مختص به کسب و کار شما را تهیه کرده و برایتان ارسال می کند. همین شماره گذاری و مهر شدن دفتر ها از جانب سازمان مربوطه سبب شده است که دفاتر مذکور به عنوان «دفاتر پلمپ» معروف شوند.
2. پر کردن و تنظیم دفاتر پلمپ اهمیت زیادی دارد. باید کاملا در این کار دقت کنید و از هرگونه قلم خوردگی، اشتباه و بی نظمی در درج اطلاعات اجتناب کنید. در غیر این صورت در هنگام تحویل دفاتر پلمپ به اداره مالیات دچار مشکل شده و اطلاعات دفاتر شما غیر معتبر تشخیص داده خواهند شد.
3. اگر خود تعلل کنید و یا کلا این کار را تا پایان سال مالی جاری انجام ندهید نمی‌توانید اظهارنامه مالیاتی امسال را تحویل دهید. در نتیجه از نظر مالیاتی جریمه خواهید شد. وقتی سال مالی به اتمام رسید دیگر فرصت امسال به پایان رسیده و در سال آینده نمی‌توان سالهای قبل را انجام داد.
4. کلیه اشخاص حقیقی و حقوقی که فعالیت تجاری دارند باید اقدام کنند. این الزام حتی شامل موسسات غیر تجاری نیز می‌شود.
5. باید در حفظ و نگهداری از دفاتر پلمپ خود بسیار کوشا باشید. این دفاتر در زمره اسناد مالی و مهم قرار می‌گیرند و اگر به هر دلیلی آسیب ببینید یا گم شوند خود شما مسئول این اتفاق خواهید بود.

آدرس سایت اداره ثبت شرکتها برای ارسال اظهارنامه

منظور از رد شدن دفاتر پلمپ چیست؟

وقتی که اقدام به پلمپ دفاتر کردید و این دفاتر را دریافت کردید همانطور که در متن بالا نیز گفته شد باید در نگهداری از آنها کوشا باشید. همچنین باید این دفاتر را کاملا منظم و مرتب و به شکلی خوانا تکمیل کنید. اگر این موارد را رعایت نکنید ممکن است وقتی در پایان سال به اداره مالیات می روید دفاتر شما رد شوند. یعنی شاید مندرجات و اطلاعات دفاتر شما با آنچه که اداره مالیات انتظار دارد همخوانی نداشته و مطابق با استانداردهای این اداره نباشند.

همچنین ممکن است دفاتر پلمپ، گم شوند و صاحب دفاتر به عنوان مقصر این گم شدن تشخیص داده شود. در این موارد، گفته می شود که دفاتر پلمپ رد شده اند. حکم رد شدن دفاتر پلمپ  مشابه پر نکردن آنهاست و اشخاص را درگیر جریمه های مالیاتی خواهد کرد. نگارش درست و مراقبت از دفاتر پلمپ، مانع از رد شدن آنها توسط اداره مالیات انجام می‌شود.

آیا می توانیم بیش از ۱ بار برای پلمپ دفاتر اقدام کنیم؟

بله، می توان بیش از یک بار برای پلمپ دفاتر سال جاری اقدام کرد. مثلا ممکن است دفاتر خود را گم کنید یا این دفاتر آسیب ببینند و بخواهید دوباره کل اطلاعات مالی را باز نویسی کنید. در این صورت می توانید از طریق سایت اداره (سایت اداره ثبت شرکت ها) دوباره برای دفاتر پلمپِ جدید درخواست دهید.

وقتی که دفاتر جدید را دریافت کردید به سرعت، شروع به درج اطلاعات مالی خود در آنها کنید تا در فرصت باقیمانده بتوانید دفاتر خود را به اداره مالیات تحویل دهید.

منظور از اظهارنامه پلمپ دفاتر چیست؟

اظهارنامه همان فرم یا درخواستی است که برای پلمپ دفاتر باید آن را به صورت آنلاین پر کرده و ارسال کنید. برای این کار، اطلاعات دقیقی اعم از اطلاعات شخصی و هویتی، تابعیتی، تقویم مالی، آدرس، شماره تماس، کد پستی و … از شما دریافت خواهند شد. بعد از درج صحیح این اطلاعات در فرم اظهارنامه باید تعداد برگ های دفاتر پلمپ خود را مشخص نمایید.

می توانید تا ۳ روز صبر کنید و سپس این اظهارنامه را به طور کامل، تکمیل و مهر و امضا کرده و هزینه آن را بپردازید و سپس ارسال کنید. اگر بیش از سه روز وقت بگذرد و شما هنوز اظهارنامه خود را به صورت کامل ارسال نکرده باشید اظهارنامه، منقضی می شود و باید تمام مراحل را از نو تکرار کنید.

پر کردن اظهارنامه چندان کار دشواری نیست و تنها کافیست طبق دستورالعمل خود سایت جلو بروید. باید مشخص کنید که دفاتر پلمپ سال جاری را می‌خواهید یا دفاتر سال آینده را. همچنین باید در درج درست اطلاعات دقت کنید. اگر به عنوان یک شرکت (شخص حقوقی) اظهارنامه پر می‌کنید باید اطلاعات تمامی افراد هیئت مدیره شرکت را نیز به شکلی دقیق وارد کنید. اطلاعاتی که کاملا باید مطابق با داده های سازمان ثبت احوال باشند.