سیاست حفظ حریم خصوصی ثبت‌یاب

تاریخ آخرین به‌روزرسانی: ۱۲ مهر 1404

۱. مقدمه و تعهد ثبت‌یاب به حفظ حریم خصوصی

“ثبت‌یاب” متعهد است که حریم خصوصی اطلاعات شخصی کاربران خود را به بالاترین شکل ممکن حفظ و حراست نماید. ما درک می‌کنیم که ارائه خدمات حقوقی و ثبتی مستلزم جمع‌آوری و پردازش اطلاعات بسیار حساس، از جمله جزئیات کسب‌وکار، اطلاعات هویتی و مدارک رسمی است. این سند سیاست حفظ حریم خصوصی ما را تشریح می‌کند و توضیح می‌دهد که چگونه اطلاعات شما را جمع‌آوری، استفاده، محافظت و در صورت لزوم به اشتراک می‌گذاریم. با استفاده از خدمات ثبت‌یاب، شما موافقت خود را با رویه‌ها و شیوه‌های شرح داده شده در این سیاست اعلام می‌دارید.

 

۲. انواع اطلاعات جمع‌آوری شده

با توجه به ماهیت تخصصی خدمات ما (شامل ثبت شرکت، ثبت برند، تغییرات ثبتی و امور حقوقی مرتبط)، ما ملزم به جمع‌آوری طیف وسیعی از اطلاعات هستیم که به دو دسته اصلی تقسیم می‌شوند:

الف) اطلاعات هویتی و تماس:

• اطلاعات شناسایی شخصی (PII): نام کامل، نام خانوادگی، کد ملی، تاریخ تولد، و اطلاعات مندرج در کارت ملی یا گذرنامه برای احراز هویت متقاضیان و مدیران.

• اطلاعات تماس: آدرس ایمیل، شماره تلفن ثابت و همراه، و آدرس پستی محل سکونت و محل فعالیت کسب‌وکار.

ب) اطلاعات کسب‌وکار و اسناد حقوقی:

• جزئیات شرکت: نام پیشنهادی شرکت، موضوع فعالیت، سرمایه اولیه، درصد سهام، سمت‌های مدیریتی و اطلاعات شرکا.

• اطلاعات مالی: جزئیات مربوط به پرداخت‌های انجام شده برای خدمات ثبت و هزینه‌های دولتی مرتبط.

• مدارک اسکن شده: کپی مدارک هویتی، اساسنامه‌ها، روزنامه‌های رسمی، وکالت‌نامه‌ها و سایر اسناد مورد نیاز برای فرآیندهای اداری و قانونی.

 

۳. نحوه استفاده از اطلاعات

اطلاعات جمع‌آوری شده منحصراً برای اهداف زیر مورد استفاده قرار می‌گیرند:

• ارائه خدمات اصلی: پردازش درخواست‌های ثبت شرکت، برند، تغییرات، و انجام امور وکالتی که شما درخواست کرده‌اید.

• احراز هویت: اطمینان از انطباق با الزامات قانونی مبارزه با پولشویی و هویت‌سنجی مشتری (KYC) برای جلوگیری از سوءاستفاده.

• ارتباطات: ارسال به‌روزرسانی‌ها، اطلاعیه‌های قانونی ضروری در مورد وضعیت پرونده‌ها، و پاسخ به پرسش‌ها و پشتیبانی فنی.

• بهبود خدمات: تجزیه و تحلیل عملکرد وب‌سایت و خدمات برای شناسایی نقاط ضعف و بهبود کارایی فرآیندهای ثبتی.

• الزامات قانونی و نظارتی: نگهداری سوابق مطابق با قوانین تجارت و ثبت شرکت‌ها و همکاری با مراجع ذی‌صلاح در صورت درخواست قانونی.

 

۴. امنیت و حفاظت از داده‌ها

حفاظت از داده‌های حساس کاربران اولویت اصلی ماست. ثبت‌یاب متعهد به اجرای تدابیر فنی و سازمانی مناسب برای حفاظت از اطلاعات در برابر دسترسی، تغییر، افشا یا تخریب غیرمجاز است.

• رمزنگاری (Encryption): تمامی اطلاعات حساس، به ویژه اطلاعات هویتی و اسناد آپلود شده، در حالت انتقال (از طریق پروتکل‌های امن مانند HTTPS/SSL) و در حالت ذخیره‌سازی (Encryption at Rest) با استفاده از الگوریتم‌های پیشرفته رمزنگاری می‌شوند.

• دسترسی کنترل شده: دسترسی به پایگاه داده‌های حاوی اطلاعات شخصی فقط برای کارکنان مجاز و آموزش دیده ثبت‌یاب که مستقیماً درگیر ارائه خدمات به شما هستند، محدود شده است.

• پروتکل‌های امنیتی: ما به‌طور منظم سیستم‌ها را برای یافتن آسیب‌پذیری‌ها اسکن کرده و پروتکل‌های امنیتی خود را بر اساس استانداردهای صنعتی به‌روزرسانی می‌کنیم.

 

۵. شرایط اشتراک‌گذاری اطلاعات با اشخاص ثالث

ثبت‌یاب اطلاعات شخصی شما را بدون کسب رضایت صریح شما، به شرکت‌ها یا سازمان‌های بازاریابی نمی‌فروشد یا اجاره نمی‌دهد. اشتراک‌گذاری اطلاعات صرفاً در شرایط زیر انجام می‌پذیرد:

• مراجع قانونی و دولتی: به اشتراک‌گذاری اطلاعات با سازمان‌های دولتی (مانند اداره ثبت شرکت‌ها، سازمان امور مالیاتی، نیروی انتظامی) جهت انجام فرآیند قانونی ثبت و تکمیل پرونده‌های ثبتی شما ضروری است. این اشتراک‌گذاری فقط شامل حداقل داده‌های مورد نیاز برای تکمیل فرآیند مربوطه است.

• ارائه دهندگان خدمات: اشتراک‌گذاری با پیمانکاران و ارائه‌دهندگان خدمات (مانند سرویس‌دهندگان ابری، زیرساخت‌های پرداخت) که خدمات لازم برای پشتیبانی از عملیات ما را فراهم می‌کنند؛ این اشخاص ملزم به حفظ محرمانگی اطلاعات هستند.

• تغییر مالکیت: در صورت ادغام، تملک یا فروش دارایی‌های شرکت، اطلاعات کاربران ممکن است به عنوان بخشی از آن انتقال منتقل شود؛ در چنین شرایطی، از انتقال‌دهنده تعهد حفظ حریم خصوصی مطابق با این سیاست را اخذ خواهیم کرد.

 

۶. استفاده از کوکی‌ها و فناوری‌های ردیابی

وب‌سایت ثبت‌یاب از کوکی‌ها (Cookies) و فناوری‌های مشابه برای بهبود عملکرد و تجزیه و تحلیل ترافیک استفاده می‌کند.

• کوکی‌های ضروری: کوکی‌هایی که برای عملکرد صحیح وب‌سایت، احراز هویت در پنل کاربری و حفظ وضعیت جلسه (Session) شما ضروری هستند.

• کوکی‌های تحلیلی: ما از ابزارهای تحلیلی (مانند گوگل آنالیتیکس) استفاده می‌کنیم تا بفهمیم کاربران چگونه از وب‌سایت استفاده می‌کنند. این داده‌ها اغلب به صورت تجمیعی و ناشناس برای بهبود محتوا و ناوبری وب‌سایت مورد استفاده قرار می‌گیرند.

• مدیریت کوکی‌ها: کاربران می‌توانند تنظیمات مرورگر خود را تغییر دهند تا کوکی‌ها را رد کنند، اما این ممکن است منجر به اختلال در برخی عملکردهای وب‌سایت شود.

 

۷. حقوق کاربر

شما به عنوان صاحب داده‌ها، دارای حقوق مشخصی در رابطه با اطلاعات شخصی خود هستید که در چارچوب قوانین ملی محترم شمرده می‌شود:

• حق دسترسی: شما حق دارید درخواست کنید تا کپی از اطلاعات شخصی که ما در مورد شما نگهداری می‌کنیم، در اختیارتان قرار گیرد.

• حق اصلاح (Rectification): اگر اطلاعاتی که در مورد شما داریم نادرست یا ناقص است، شما حق دارید درخواست اصلاح آن را داشته باشید.

• حق حذف (Erasure/Right to be forgotten): پس از اتمام ارائه خدمات و پایان دوره الزامات قانونی نگهداری اسناد، شما حق دارید درخواست حذف اطلاعات شخصی خود را ارائه دهید. لطفاً توجه داشته باشید که داده‌های مرتبط با پرونده‌های مالی و ثبتی ممکن است به دلیل الزامات قانونی، برای یک دوره مشخص نگهداری شوند.

برای اعمال هر یک از این حقوق، لطفا از طریق بخش تماس با ما اقدام نمایید.

 

۸. اطلاعات تماس و تاریخ اعمال سیاست

این سیاست حفظ حریم خصوصی از تاریخ ذکر شده در بالای سند (۱۲ آذر ۱۴۰۲) لازم‌الاجرا است و ممکن است در صورت تغییر در رویه‌های کاری یا الزامات قانونی، به‌روزرسانی شود. هرگونه تغییر اساسی به اطلاع شما خواهد رسید.

 

تماس با ثبت‌یاب:
در صورت داشتن هرگونه سوال یا نگرانی در مورد این سیاست حفظ حریم خصوصی یا نحوه مدیریت داده‌هایتان، لطفاً با تیم پشتیبانی ما تماس بگیرید:

• ایمیل: info@sabtyab.com

• تلفن: 68251000-021